詳解：信息管理與知識管理之間的區別和聯系

作者：探碼科技，原文鏈接： http://nbbskj.com/blog/744

信息管理（Information Management (IM) ）和知識管理（Knowledge Management (KM)）之間的區別是什么？數據管理和信息管理又是怎么樣？本文將討論這些概念中的每一個，以及有效的業務知識管理如何直接影響組織的生產力和創造價值的能力。

信息管理VS知識管理

為什么這么多公司在知識管理方面舉步維艱？尤其是當許多公司擁有豐富的數據時。這歸結為數據、信息和知識之間的差異。管理信息相當容易，但在業務中管理知識需要的是系統的、戰略性的方法。

本文內容將涉及到以下方面：

數據和信息
信息管理定義
信息管理為何重要？
知識管理定義
知識管理為何重要？
有效的信息管理流程
有效的知識管理流程
信息管理和知識管理的主要區別
信息管理和知識管理都很重要
信息和知識管理如何使企業受益？
總結

數據和信息

術語“信息”的定義并不簡單，但通?？梢詫祿暈槭聦?，這些事實通常本身并不有用，而將這些事實或詳細信息放入上下文中，當數據在特定上下文中經過處理、組織、結構化或呈現以使其有用時，它被稱為信息。一個很好的例子是學生的考試成績—這是數據。當所有考試成績匯總在一起時，這提供了信息，例如班級或整個學校的平均分。

數據和信息之間的主要區別在于，數據是部分，而信息是整體，數據是原始和無組織的，而信息是經過結構化或組織的。

數據管理是將數據安全、經濟高效地匯總、存儲和利用以造福業務的方式。如今，即使存在多個數據層，公司也需要能夠高效地管理其數據。

信息管理定義

信息管理涉及數據和信息。其重點是收集、組織、保護、存儲和檢索信息。

信息管理作為一個領域正在日益受到歡迎。它圍繞以下內容展開：

用于收集、管理、保存、存儲和提供信息的基礎架構；
允許信息在正確的時間提供給正確的人的指導原則；
企業認為所有信息，包括數字信息和物理信息，都是需要適當管理的資產；
信息存在的組織和社會環境。

信息管理需要三個要素：

1. 企業政策和指南，用于管理信息資產的保留、處理和所有權。這些政策和指南依賴于法律和關鍵的業務要求，以制定關于保留和處理什么信息、信息的所有者是誰以及確定“權威來源”的指導原則。

2. IT政策和數據存儲。IT政策有助于定義信息的業務所有者、命名約定、歸檔和處理技術。

3. 更廣泛的信息訪問。信息超載的問題在于人們找不到他們所需要的信息，當他們放棄搜索時，要么重新創建信息，要么讓其他人幫助尋找。

信息管理為何重要？

所有企業都使用信息來制定戰略并實現業務目標。因此，信息對于任何企業或組織都至關重要，但有多少企業會表示他們從信息中獲取了最大價值呢？猜測并不多。

有效的信息管理可以給組織帶來：

改善組織的技術投資的利用率。
提高整個組織信息的投資回報率。
提高效率。
提高效能和績效。
保持響應速度和競爭力。
增強創造力和創新能力。
符合法律和監管要求。

知識管理定義

在討論知識管理之前，我們需要了解一下我們所說的“知識”是什么意思。知識與數據和信息相關，但又有所不同。

Theirauf（1999年）將這三個組成部分定義如下：數據是基礎層，是一組非結構化的事實和數據；信息是下一個層次，被視為結構化數據；最后，知識是“關于信息的信息”。

數據主要是指事實性信息。知識可以定義為一個個體在某個主題（如醫學）上接受過培訓的能力或能力，使他們能夠進入社會并與他人分享他們所知道的，以便他們的技能可以使周圍的每個人受益。

知識管理是對知識的控制和組織。 "它是一種技能、經驗、能力和專業見解的總和，是您在業務中共同創建和依賴的資源。作為一個共享資源，知識塑造并影響您業務內外的所有活動"。

Gartner Group提供的知識管理定義如下：“知識管理是一門促進綜合方法的學科，用于識別、捕獲、評估、檢索和共享企業的所有信息資產。這些資產可能包括數據庫、文件、政策、程序以及個體員工先前未捕獲的專業知識和經驗?！?/p>

知識管理的實踐可以適用于任何業務。然而，知識應用的上下文非常具體，根據不同的組織需求而異，因此因企業而異。

因此，知識管理涉及知識、理解和智慧。它的重點在于查找、收集、評估和分享信息和知識。

知識分為三類：

隱性知識：即“知道如何做”，基于技能、經驗和直覺的知識。它存在于人們的頭腦中，不容易傳遞。
顯性知識：即“知道什么”，存在于書籍、手冊、視頻等中，可以口頭或書面表達，因此可以輕松與他人分享。
嵌入式知識：存在于組織的流程、規則、產品和文化中的知識。這可以在政策、行為準則、組織倫理和非正式例行程序中找到。

知識的一些形式包括：您對行業和/或市場的數據；您員工的經驗、專業知識和能力；您的文件和文檔；客戶數據以及新產品或服務的想法。所有這些對您的業務都有價值。

知識管理為何重要？

你的組織的知識是獨一無二的，它使你與競爭對手區別開來，它推動你的商業活動，它的流動方式會不會影響你的生產力。企業中的知識管理是一種系統化的方法，用于獲取和利用組織的集體專業知識來創造價值。良好的知識管理會導致業務各個層面的知識的協調和高效的創造、分享和應用。

當企業缺乏知識管理時會發生什么？知識是一項資產，具有可衡量的貨幣價值。當知識僅在員工頭腦中積累并在不相互連接的系統中停滯時，其價值會減少。一旦知識被視為像員工、客戶、品牌和現金等資產一樣重要，企業知識管理的重要性就變得清晰。

良好的知識管理轉化為能夠利用分布式知識來做出決策并增強日常工作活動的能力。

有效的信息管理流程

信息管理使組織及其團隊能夠在依賴準確和及時信息與數據時更加高效和有效地工作。

信息管理的流程包括一系列不同的活動：

收集：收集信息可以采用多種不同的形式，如書面、口頭、電子、音頻或視頻。只收集所需且可信賴的信息。
存儲：存儲信息對于分析、法律要求、歷史發展等都很重要。確保合適的人員可以訪問信息，并具備版本控制、導出權限、備份等功能。
策劃：是指收集和組織與特定主題相關的信息，以增加其價值的過程。
傳播：需要分發或分享哪些信息，以及以何種格式、多頻率、在何種情況下等等，同時要牢記安全協議。
歸檔：根據公司政策和判斷，信息需要在一定時間內進行歸檔，確保有一個有效的分類系統，可以預期未來的用途。
銷毀：信息和數據可能有過期日期，它們現在可能很重要，但在將來可能沒有任何價值?？紤]隱私法律，它可能只允許您在特定時間內存儲信息。

有效的知識管理流程

知識管理過程允許公司通過重新構建、結構化和存儲數據來從其所擁有的數據中獲取價值。這是一門復雜的學科，因為它將組織的每個部分連接在一起，因此在業務中占據著核心地位。

知識管理的高級學科和過程基于以下三個步驟：

捕獲：創建、收集、分類
分發：檢索、共享、管理
利用：消耗、重復使用、增強

信息管理和知識管理的主要區別

1. 信息是從各種來源獲得的有組織的數據。知識是從經驗或教育中獲得的對主題的理解。

2. 信息來以有意義的方式組合的數據。信息與經驗和直覺結合在一起，產生知識。

3. 信息可以編碼，可以使用技術輕松傳輸。知識既可以編碼又可以不編碼，但最有價值的知識通常是未編碼的。因此，知識的傳遞更加困難，因為它沒有被明確表達出來，需要經驗或學習。

4. 信息可以輕松且低成本地復制。知識的復制更加困難，因為它依賴隱性知識。

5. 信息主要關乎“知道什么”，即它提供了一個事實，然后可以用來幫助創建有用的知識。

6. 僅憑信息本身是不足以對某人或某事做出預測的。相反，知識具有預測或進行推斷的能力。

7. 并非每一條信息都一定是知識，但所有知識都是信息。

信息管理和知識管理都很重要

各組織應制定計劃，以滿足信息管理和知識管理的需求，尤其是在信息以驚人的速度增長的情況下。信息訪問是連接信息管理和知識管理的要素，知識管理也需要實現信息訪問，理想情況下，解決信息管理問題、流程和系統應與知識管理并行進行。通過讓人們獲得信息和他人的知識，這將改善決策和工作流程，加強學習，并鼓勵人們變得更有創造力和創新精神。

信息和知識管理如何使企業受益？

有效的信息和知識管理降低了運營成本并提高了生產率。以下是系統性的企業知識管理方法帶來的明顯好處：：

節省數百小時的工作時間，因為人們花費更少的時間重新創建現有知識，而是能夠將知識應用于新情況或解決方案。
增加創新，因為人們能夠受益于集體經驗和學習。
通過一種受控的方法來捕獲、存儲和提供信息，使人們更快地獲得所需信息，從而節省時間。
能夠訪問信息并從他人的經驗中獲益意味著會減少錯誤發生，從而節省了大量的成本和時間。
由于信息容易獲得，決策變得更加明智和高效。
由于信息分布到整個組織中，業務流程得到了改善和一致性。

有效的商業知識管理示例

人員組織結構或專業知識定位器，可以快速方便地識別和定位特定領域的專業人員。
輔導、跟蹤和其他培訓計劃允許員工通過觀察他人工作來獲得業務知識。
吸取的教訓捕捉了來之不易的知識，通常是關于“如何做”的知識，通常不會被明確記錄下來，并使其對其他團隊可用。
實踐社區是具有共同利益的個人團體，他們討論問題和機會，分享最佳實踐和經驗教訓。
借助成熟有效的工具在共享空間中進行交流和協作，允許這些工具存儲歷史記錄，并允許員工搜索以前存儲的信息。

以下是關于您的業務需要更好的知識管理的跡象

當以下的問題，都以“是”的答案回復時，那么這就表明企業需要更好的進行知識管理了！

不同團隊是否使用不同的應用程序或軟件？這些系統內的數據是否容易與其他業務團隊交換和利用？隨著數字工具的不斷增多，信息被固定在各自的信息孤島中是一個常見且不斷加劇的問題。當信息無法輕松共享時，這會加劇協作、效率和生產力方面的問題。
當員工離開公司時，他們所獲得的知識是否丟失給了公司？
如果一名員工缺席，是否會導致生產力和決策陷入停滯？
新員工需要多長時間才能開始為公司做出貢獻并增加價值？是否有一個有效的過程來幫助新員工了解業務和他們的角色？
人們是否感到不了解情況？是否缺乏溝通？

請注意，這些跡象表明您的業務可能需要更好的知識管理，以提高協作、效率和生產力。