我們從實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)中學(xué)到的5條經(jīng)驗(yàn)
作者：探碼科技， 原文鏈接： http://nbbskj.com/blog/746
知識(shí)管理系統(tǒng)是一項(xiàng)投資！當(dāng)正確實(shí)施并以持續(xù)參與和改進(jìn)的心態(tài)應(yīng)用時(shí)，知識(shí)管理系統(tǒng)是非常值得投資的。
無(wú)論企業(yè)規(guī)模和行業(yè)如何，知識(shí)管理系統(tǒng)都將通過(guò)提高組織內(nèi)外溝通來(lái)使您受益。但在實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該從何處開(kāi)始呢？以下是我們所總結(jié)的5個(gè)經(jīng)驗(yàn)。
知識(shí)管理（KM）是現(xiàn)代工作場(chǎng)所的關(guān)鍵基石，特別是在遠(yuǎn)程和混合工作場(chǎng)所現(xiàn)在已成為常態(tài)的情況下。知識(shí)管理不僅有助于促進(jìn)高質(zhì)量的決策制定，還提高了生產(chǎn)力和效率，使員工能夠提升他們的技能，而不需要昂貴培訓(xùn)所伴隨的開(kāi)支。
但當(dāng)涉及創(chuàng)建和構(gòu)建有效的知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)，許多組織都面臨困難，特別是在制定明確的目標(biāo)、明確定義角色和職責(zé)以及創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)操作程序方面。
什么是知識(shí)管理？
知識(shí)管理是創(chuàng)建、組織、分享、存儲(chǔ)和利用組織知識(shí)的過(guò)程，以幫助提高整個(gè)公司的績(jī)效。
人們往往認(rèn)為知識(shí)管理是關(guān)于收集和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，但知識(shí)管理實(shí)際涉及到積極地連接資源、思想和人員，以創(chuàng)造有意義的解決方案。知識(shí)管理的目標(biāo)是提高組織的集體智慧從而提高績(jī)效。
知識(shí)管理的好處
那么，為什么組織應(yīng)該投資于知識(shí)管理系統(tǒng)呢？以下是可以增強(qiáng)員工體驗(yàn)和組織目標(biāo)的6個(gè)好處：
1. 改進(jìn)員工入職流程
通過(guò)建立全面的知識(shí)管理系統(tǒng)，員工可以迅速輕松地訪問(wèn)組織所需的知識(shí)，以便快速上手工作，這有助于節(jié)省時(shí)間、資源，并使入職流程更加順暢。
2. 提升決策能力
知識(shí)管理系統(tǒng)提供了對(duì)通常難以獲得的趨勢(shì)和數(shù)據(jù)的洞察力，使組織能夠定期做出更明智的決策，更有把握和安全地做出決策，從而降低風(fēng)險(xiǎn)。
3. 提升客戶(hù)體驗(yàn)
建立全面的知識(shí)管理系統(tǒng)使得組織能夠快速回答客戶(hù)問(wèn)題，提供及時(shí)支持，并更快地解決問(wèn)題。
知識(shí)管理支持企業(yè)能夠?qū)?fù)雜、多層次的查詢(xún)提供綜合性回應(yīng)。而傳統(tǒng)的“首次響應(yīng)”指標(biāo)創(chuàng)建了單一問(wèn)題，單一回應(yīng)的思維方式，而如今的客戶(hù)關(guān)系建立在提供全面回應(yīng)的基礎(chǔ)上，這反過(guò)來(lái)增加了客戶(hù)的留存率。
這有助于提高整體客戶(hù)體驗(yàn)，幫助企業(yè)與其客戶(hù)建立堅(jiān)實(shí)可靠的聲譽(yù)。
4. 提高員工表現(xiàn)和持續(xù)提升技能
有了獲取正確且最新信息的途徑，員工可以迅速輕松地了解自己的角色，以及其他員工和部門(mén)的職責(zé)。這種知識(shí)積累有助于提高績(jī)效，從而使組織能夠在資源較少的情況下實(shí)現(xiàn)更多成果。有信心提供準(zhǔn)確一致信息的積極員工，將更好地與客戶(hù)互動(dòng)。
全面的知識(shí)管理系統(tǒng)還使員工能夠輕松提升技能，使他們更有能力在將來(lái)承擔(dān)更高級(jí)別的職責(zé)和責(zé)任。這不僅提升了員工體驗(yàn)，還可以節(jié)省新員工招聘的費(fèi)用。
5. 增強(qiáng)協(xié)作無(wú)縫連接
協(xié)作對(duì)于任何功能性的工作場(chǎng)所至關(guān)重要，尤其是隨著遠(yuǎn)程工作的興起。
知識(shí)管理系統(tǒng)使團(tuán)隊(duì)成員能夠快速找到他們需要的信息，以便有效協(xié)作并更快地完成任務(wù)；這提高了組織內(nèi)的效率，有助于降低與生產(chǎn)力損失相關(guān)的成本。
6. 降低咨詢(xún)成本
提供員工用于協(xié)作和交流知識(shí)的渠道不僅提高了內(nèi)容的質(zhì)量，還提高了內(nèi)容的使用頻率和方式。因此，知識(shí)管理還減少了需要額外投資于顧問(wèn)和培訓(xùn)師來(lái)向員工解釋和傳達(dá)內(nèi)部知識(shí)的必要性。
通過(guò)建設(shè)知識(shí)管理系統(tǒng)的實(shí)踐過(guò)程總結(jié)的5條經(jīng)驗(yàn)
1. 確定知識(shí)管理系統(tǒng)的目標(biāo)
就像啟動(dòng)任何其他項(xiàng)目一樣，需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)的計(jì)劃。企業(yè)必須知道想要實(shí)現(xiàn)什么，從而通過(guò)制定短期和長(zhǎng)期目標(biāo)的列表來(lái)解決的業(yè)務(wù)問(wèn)題，這樣您就可以衡量知識(shí)管理系統(tǒng)的成功率。
2. 知識(shí)管理系統(tǒng)需要一個(gè)實(shí)施策略
明確說(shuō)明何時(shí)、由誰(shuí)以及如何實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)。
- 何時(shí)上線？
- 誰(shuí)將使用知識(shí)管理系統(tǒng)？所有團(tuán)隊(duì)，還是首先從市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)團(tuán)隊(duì)開(kāi)始？
- 如果您正在更改知識(shí)管理系統(tǒng)，將如何進(jìn)行切換？
- 可能會(huì)有抵制變化的阻力，計(jì)劃如何克服這一點(diǎn)？
- 在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的幫助下，制定一個(gè)知識(shí)管理實(shí)施路線圖，說(shuō)明項(xiàng)目的階段和范圍，包括關(guān)鍵里程碑。
3. 變革管理
實(shí)施任何新事物都可能具有挑戰(zhàn)性，鼓勵(lì)員工適應(yīng)新事物對(duì)于項(xiàng)目的成功非常重要。考慮設(shè)置一個(gè)變革管理團(tuán)隊(duì)，與每個(gè)部門(mén)分享知識(shí)管理系統(tǒng)的不同目標(biāo)和好處，并收集來(lái)自所有人的反饋意見(jiàn)。
4. 鼓勵(lì)并教育您的團(tuán)隊(duì)
要使企業(yè)的知識(shí)管理系統(tǒng)取得成功，需要讓員工使用它。與系統(tǒng)互動(dòng)對(duì)員工至關(guān)重要，大量鼓勵(lì)他們貢獻(xiàn)知識(shí)，并通過(guò)培訓(xùn)課程和培訓(xùn)視頻培訓(xùn)他們?nèi)绾问褂孟到y(tǒng)。
5. 評(píng)估企業(yè)的知識(shí)管理系統(tǒng)的成功
正如在知識(shí)管理項(xiàng)目開(kāi)始階段制定了目標(biāo)一樣，現(xiàn)在需要了解知識(shí)管理系統(tǒng)的有效性。
確保對(duì)“之前”的情況有一個(gè)清晰的了解，以與“之后”的實(shí)施階段進(jìn)行比較，看到結(jié)果需要一些時(shí)間，但監(jiān)測(cè)績(jī)效將有助于逐步改進(jìn)知識(shí)管理實(shí)施。某些事情可能對(duì)組織運(yùn)作良好，而某些事情可能不行，可能會(huì)存在差距，或者企業(yè)愿景可能會(huì)發(fā)生變化，持續(xù)監(jiān)測(cè)對(duì)于保持知識(shí)管理系統(tǒng)的有效性至關(guān)重要。
選擇實(shí)施知識(shí)管理系統(tǒng)時(shí)，還有一些其他建議考慮的最佳實(shí)踐：
1. 戰(zhàn)略和規(guī)劃
成功的知識(shí)管理系統(tǒng)始于規(guī)劃和戰(zhàn)略規(guī)劃，明確最終目標(biāo)并確定實(shí)現(xiàn)它所需的步驟。這意味著要概述戰(zhàn)略、目標(biāo)、目標(biāo)和需要滿(mǎn)足的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，還要制定實(shí)施所需的技術(shù)和流程。
2. 選擇合適的軟件
企業(yè)應(yīng)該投資適用企業(yè)的知識(shí)管理系統(tǒng)軟件，該軟件應(yīng)該是可訪問(wèn)且直觀，以便無(wú)論員工是要瀏覽所需信息還是搜索所需信息都能快速找到正在尋找的信息。這意味著知識(shí)管理軟件必須支持不同的用戶(hù)路徑，始終能夠使用戶(hù)快速獲得相同且正確的結(jié)果。該軟件還需要具備可擴(kuò)展性和安全性，以便隨著您的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)，系統(tǒng)存儲(chǔ)、管理和淘汰知識(shí)的能力也隨之增加。
成都探碼科技是一家以“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)軟件智能”為理念的軟件研發(fā)公司，其Baklib是成都探碼科技旗下的一款專(zhuān)注企業(yè)知識(shí)管理的平臺(tái)。Baklib，所擁有的特點(diǎn)或許正是企業(yè)對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的最佳選擇。
- 簡(jiǎn)單、好用、易上手：創(chuàng)建錄入知識(shí)內(nèi)容簡(jiǎn)單，沒(méi)有過(guò)多繁冗的程序，無(wú)論是對(duì)平臺(tái)深度使用用戶(hù)還是淺用戶(hù)、都能輕松快速的上手。
- 分門(mén)別類(lèi)清晰：無(wú)論有多少類(lèi)別的知識(shí)，只需按欄目或者子父級(jí)欄目，即可清晰的分類(lèi)。
- 界面簡(jiǎn)潔美觀：多個(gè)主題樣式對(duì)外展示，每一個(gè)都有不一樣的美觀度，并可支持多終端適配。
- 搜索定位精準(zhǔn)：無(wú)論是想要什么，通過(guò)搜索都能找到你想要的，并可精準(zhǔn)定位
- 權(quán)限級(jí)別嚴(yán)謹(jǐn)：對(duì)內(nèi)協(xié)作、對(duì)外查看，都有嚴(yán)謹(jǐn)與精細(xì)化的權(quán)限設(shè)置與控制。
- 數(shù)據(jù)安全保障：采用先進(jìn)而靈活的云服務(wù)架構(gòu)、SaaS化服務(wù)，從內(nèi)部編輯到外部分享全程保障客戶(hù)數(shù)據(jù)的獨(dú)立而安全
3. 定期更新和監(jiān)控內(nèi)容
一旦知識(shí)管理系統(tǒng)投入運(yùn)行，系統(tǒng)內(nèi)的內(nèi)容就需要定期更新，以確保它始終與公司運(yùn)營(yíng)相關(guān)。
這意味著需要確保所有文件、政策、流程和程序都由指定的人員或團(tuán)隊(duì)定期審查。在每個(gè)部門(mén)內(nèi)指派一個(gè)知識(shí)管理角色可能是一個(gè)有效的方法，每月更新應(yīng)該是他們職責(zé)的重要組成部分。
與定期審查內(nèi)容的質(zhì)量和準(zhǔn)確性相一致的是不斷監(jiān)測(cè)內(nèi)容的查找和使用方式。如果內(nèi)容沒(méi)有被使用，它是否仍然相關(guān)，是否值得投資或分配資源到其他地方？如果對(duì)業(yè)務(wù)至關(guān)重要的內(nèi)容無(wú)法找到，您該如何增加其可見(jiàn)性？
內(nèi)容的質(zhì)量決定了它對(duì)需要的人們有多大幫助。質(zhì)量?jī)?nèi)容取決于多個(gè)方面：
- 準(zhǔn)確性?- 它是否準(zhǔn)確無(wú)誤？
- 可讀性?- 對(duì)于需要使用的受眾來(lái)說(shuō)是否通順易懂？
- 解釋性?- 它是否清晰、簡(jiǎn)潔，并與所有知識(shí)文章一致地呈現(xiàn)？
4. 獎(jiǎng)勵(lì)貢獻(xiàn)
為了鼓勵(lì)員工為知識(shí)管理系統(tǒng)做出貢獻(xiàn)，組織提供獎(jiǎng)勵(lì)或認(rèn)可是非常重要的。這可以是一些簡(jiǎn)單的獎(jiǎng)金或額外的休假天數(shù)。這將作為員工分享他們的知識(shí)給組織的激勵(lì)因素，并有助于建立一個(gè)有效的知識(shí)管理系統(tǒng)，激勵(lì)好奇心、知識(shí)共享和協(xié)作文化。
總結(jié)
作為專(zhuān)業(yè)的提供知識(shí)管理系統(tǒng)的服務(wù)商，在為企業(yè)創(chuàng)建知識(shí)管理系統(tǒng)的實(shí)踐過(guò)程中，總結(jié)的一些經(jīng)驗(yàn)給大家分享，希望大家選擇正確的知識(shí)管理系統(tǒng)，才能對(duì)組織的增長(zhǎng)和生產(chǎn)力產(chǎn)生積極的影響。同時(shí)，Baklib為企業(yè)和團(tuán)隊(duì)提供了快速搭建知識(shí)庫(kù)的工具及一站式的解決方案，使用Baklib在線知識(shí)庫(kù)制作、高效的編輯功能、集中的在線存儲(chǔ)、展示能力。解決了團(tuán)隊(duì)與企業(yè)在工作過(guò)程中知識(shí)管理混亂、知識(shí)孤立等問(wèn)題；降低成本的同時(shí)、全面提升個(gè)人與團(tuán)隊(duì)工作效率、高效的管理使辦公更輕松。
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