1. 決定郵件的目的和內容

發郵件前，需要考慮內容是否適宜用郵件發送。在發送工作郵件時，需用公司域名郵箱。

1.1 郵件適用范圍：

（1）正式工作報告；

（2）部門之間事務往來；

（3）通知；

（4）知識推薦和信息傳遞；

（5）沒有見面交流條件的其他交流內容；

（6）難以簡單用口頭表達說明清楚的其他事項。

1.2 不適用內容：

（1）要求立即回應的緊急事務；

（2）有不同觀點的人需要參與討論的內容；

（3）不方便使用郵件呈現的其他內容，如：動畫、音頻、視頻等。

2. 郵件寫作

2.1 收件對象

（1）收件人/TO：要受理這封郵件所涉及的主要問題，理應對郵件予以回復響應；

（2）抄送人/CC：只是需要知道郵件所說明事情，沒有義務予以響應，有建議時可回復；

（3）密送人/BCC：收信人不知道的收件對象。

?2.1.1?收件對象排列順序

收信人的排列需遵循一定的順序規則：

（1）按部門排列；

（2）按職位等職級從高到低排列。

2.1.2?注意事項

只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人資源。

2.2 標題/主題

（1）引起收件人的注意；

（2）告知郵件的主要內容；

（3）讓收件對象知其所以然。

2.2.1 注意事項

（1）空白標題是最失禮的，如果在未寫明標題的情況下誤發郵件，請追加一封郵件表示歉意；

（2）標題宜短不宜長；

（3）對外郵件標題應寫明出處，例如：“來自豐誠公司XXX的郵件”；

（4）標題要能真實反映郵件的內容和重要性；

（5）一封郵件盡可能只針對一個主題；

（6）可適當使用大寫字母、字符（如“！”）來突出標題，引起收件對象的注意；

（7）不可出現錯別字和語句不通順的地方。

2.3 稱呼和問候

郵件開頭要稱呼收件人，開頭結尾最好有問候語。

2.3.1?稱呼

（1）稱呼是頂格第一行書寫；

（2）同級、下級用親切的稱呼，昵稱等均可；

（3）多人、群體用統稱，如各位、大家、Dear All等均可；

（4）上級用尊稱（頭銜、性別），如X總、Y經理、Z女士等均可。

2.3.2?問候語

（1）開頭問候語，換行空兩格書寫；

（2）非常正式的郵件，可用問候語“您好！”、“大家好！”等。

2.4 正文

（1）一般使用默認字體；

（2）若收件對象不認識您，應先表明身份?？梢允谴淼钠髽I名或您的姓名，具體身份根據郵件的目的而采用；

（3）正文應簡明扼要，多用簡單詞匯和短句；

（4）清晰列出觀點或事項：1，2，3……；

（5）合理提示重要信息，可以是加粗或者標紅色，但盡量保證頁面簡潔，不影響查閱；

（6）如有附件，應在正文中提示。如附件是特殊格式，應說明打開方式。

2.5 結尾

（1）明確表明發件人的身份；

（2）有些正式郵件（如信件、感謝函、邀請函）需落款：包括企業名（以個人名義發送時可省略）、發件人職位姓名（代表企業身份時可省略）、時間；

（3）如無需落款，我司統一采用個人簽名檔。

2.6 簽名檔

（1）請使用市場部提供的統一版本；

（2）對內郵件需添加簽名檔；

（3）對外郵件已有落款時，無需添加簽名檔，否則一律使用統一的簽名檔。

2.7 附件

（1）附件命名應能概括附件內容；

（2）附件數目不宜超過4個，超過4個應打包壓縮；

（3）如附件過大，可壓縮或轉成PDF格式，或發送稍小的圖表或圖片。

3. 郵件的發送

3.1 發送前的檢查

（1）檢查主題欄是否書寫，有無錯別字，標題能否概括郵件內容；

（2）收件人郵箱是否正確，收件人有無遺漏，收件人的順序是否正確；

（3）檢查正文，是否有錯別字或語句不通順；

（4）檢查是否附上正確的附件。

3.2 發送時間

較緊急的郵件請勿在臨下班前或者休息時間發送。若必須發送，可致電提醒收件人查收。

4. 郵件的回復

（1）回復郵件時,可根據回復內容適當修改標題，請勿“RE：RE：RE……”一大串；

（2）回復郵件時，應刪除附件，避免占用太多資源；

（3）避免將同一個主題的討論內容多次反復發給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替；

（4）對發件人提出的問題不清楚、或有不同意見，建議與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停交互郵件與發件人討論。