經典的知識管理框架中，最核心的三要素是人員、流程和技術。應以人為本，以業務為導向，流程為綱，知識為體，結合具體業務及工作，轉化為一個一個具體的知識應用場景。

用戶知識化工作往往需要的是系統背后深層次的東西。隨著技術發展日新月異，企業級應用和知識化工作平臺需要以新的思維進行全方位重構。除了前面講的業務流程場景化，以知識模板為主體重構知識化工作平臺，還需要特別注意以下幾個方面：

• 人工智能是關于知識的學科，怎樣表示知識及怎樣獲取知識并使用知識的學科，探索企業智能化及AI驅動的服務，是未來的發展趨勢。
• 一旦我們頭腦中閃現出某個想法，通常就會希望以一種格式良好且易于導航的格式呈現這些想法，以供日后參考。 市面上存在大量用于記錄這些筆記的工具軟件。但是在我看來，沒有一個是令人滿意的。
• 隨著維基百科(wiki)的出現，交叉引用(Cross-referencing)和組織(organization )已經得到很好解決。 維基使信息易于搜索，并提供了一種組織和連接信息的方法。
• Wiki解決了互聯網上結構化信息的鏈接和組織問題。但是對數據輸入（ data input）沒有很好的提供易于使用的用戶體驗。 目前的挑戰是找到最有效的流程，把非結構化信息如何轉換為結構化信息，以供日后參考和系統檢索。

知識管理系統的特征

我認為一個有用的KB（Knowledge base）系統都應該具有以下特征：

• 強大的組織結構（organization scheme）
• 信息的核心是鏈接(WIKI)
• 投入最小的信息輸入（input）工作量
• 組織的半自動化(Semi-automation)運轉
• 提供強大的可視化（visualizations）操作
• 支持所有媒體類型（media types）
• 易于導航（navigable）
• 易于分享（Sharing）
• 數據導出（Data export）
• 擁抱開源（Open source）
• 跨平臺（Cross-platform）

下面我將以上特征擴展講解。

強大的組織方案（A powerful organization scheme）

這是區分PKB和記筆記應用程序的特征。 組織方案不應僅限于分層架構或僅限于標記架構。 相反，它應該足夠強大以將節點鏈接在一起（我將輸入的實體稱為節點）并單獨標記它們。 這兩個概念（鏈接和標記）非常強大，相互補充，提供有關節點及其關系的額外信息（有關三個標簽/集合的示例，請參見下圖）。

信息的核心是鏈接

組織的主要方式應該是鏈接到其他節點。 鏈接節點應該簡單直觀。 由于其重要性，鏈接應該是UI的主要焦點之一。

投入最小化

這是最重要的基本特征。如果只是想把文件一堆放在那里，只關注KB的輸出是沒有意義的。 我們希望所有類型的資源都能輕松輸入。

組織的半自動化（Semi-automation of organization）

為了讓系統盡可能的增長，系統應該接管輸入端的一些事情。當然，結合機器學習，未來該過程可能會完全自動化，但目前系統應該可以提供例如關于當前節點可能屬于哪些集合的建議、或提供關于節點之間的關系的建議。

提供強大的可視化功能

這是使用如上所述的組織方案的主要優點之一。 它允許用戶以多種方式可視化他的知識。 用戶可以跟隨KB中的鏈接，或者使用分配給不同節點的集合來可視化他的數據。

易于導航

我們希望能夠輕松瀏覽我們的KB并盡快找到關心的答案。 這可以通過提供良好的搜索能力并提供探索知識庫的手段來實現。

分享

創建基于Web的KB的主要優勢之一是可以與其他人分享您的工作。 比如能夠輕松地分享您在某個主題中的知識狀態，并且提供更好的協作能力。

數據導出

系統應以通用格式提供某種數據導出，以便用戶不完全依賴于此特定KB解決方案，但如果出現更好的解決方案，則可以遷移到其他KB解決方案。

跨平臺

KB應該可以在任何平臺（PC，Mac，智能手機）上訪問，以確保可以從任何地方訪問信息。

開源

建設知識庫系統是一個長期持久的過程，用戶不希望因為供應商停止提供服務，而都是多年積累的所有信息；同時，處于隱私考慮，他們不希望系統只允許具備足夠技術技能的人才能在服務器上運行該軟件。知識庫系統開源，服務收費，可以解決這個問題。

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行業現狀

市場上有許多應用程序，他們滿足了上面描述的一些特性，但是，幾乎沒有一個軟件具備以上描述的所有特性。

在我調研知識庫系統解決方案時，我研究了非常多能夠實現上面提出的所需KB特征子集的應用程序。 下面我將簡要介紹部分，以及我認為可以從中學到的東西。

筆記應用程序（Evernote，OneNote，Google Note，...）

到目前為止，以記錄筆記為主的KB程序（Note-taking systems）是目前最多的系統。 這些筆記記錄系統通常提供一種方法記錄筆記，然后設置類別或標簽及搜索功能。

這些應用程序的重點是快速輸入任何媒體類型。 在這樣做時，通常會犧牲組織特征，信息沒有分層結構，信息直接的鏈接不暢。

因此，筆記記錄軟件不適合作為KB，它適合記錄松散的構思、感想和總結，不具備復雜的互連互通。

個人維基軟件（MediaWiki，DocuWiki，...）

“個人”Wiki軟件通常由希望提供公司文檔管理的少數高級用戶運行，需要花費大量時間來維護他們的個人wiki。 這些軟件幾乎具有管理KB的所有特征，但缺乏易于輸入和發現的能力。 此外，該軟件不傾向于提供強大的可視化或探索工具，這使得輸出體驗不那么友好。

大綱（Workflowy，Org-mode......）

這一類軟件通常側重于分層數據的簡單輸入。 對于單個文檔，良好的大綱通常是創建具有不同級別的列表和復選框列表的最快方法之一。 但是，大綱類軟件遇到與筆記類軟件相同的問題。 重點僅在于快速簡便的輸入，犧牲了組織方案和更多的可視化可能，因此不足以用作KB管理。

思維導圖軟件

思維導圖經常用于繪制快速創意。 思維導圖似乎是KB系統的強大UI，它為用戶提供了知識信息的良好概述。 然而，思維導圖軟件通常側重于短期輸入。 沒有具備維基特征信息完善和鏈接互通特性。

把它們放在一起

為了得到一個合適的KB，我們希望將以上軟件的所有優點放在那里，并以某種方式將它們組合成一個滿足所有KB要求的系統。

我們希望能夠輕松輸入筆記軟件，個人維基的強大輸出，大綱的強大編輯機制，思維導圖軟件的可視化和UI可能性，以及盡可能多的KB半自動化。 我相信如果有人能夠將所有這些不同類型的知識管理應用程序的好部分結合起來，那么最終會有一個殺手級應用程序。

在實踐中探索KB

大約三年前，我們開始研究KB應該是什么。 在整個過程中，我始終牢記上述原則，并嘗試以最適合我學習過程的方式將它們結合起來。 該項目仍處于積極發展階段。首先推出的 Baklib V1版本并沒有完全的聚焦在KB上，而是為企業提供了一個場景化知識組織管理的解決方案。

我發現我目前在學習中成功使用該應用程序，并將繼續這樣做，同時改進軟件。我可以成功的將公司官網、以及公司內部的各種文檔統一為一種結構化形式對外輸出，并易于檢索。同時支持更多場景的實踐，如支持與文檔，FAQ文檔，產品手冊、幫助說明、使用幫助、在線問答、常見問題、技術支持、 客戶手冊。

但是，組織化的知識結構構建，自動化半自動化的信息輸入，以及強大的可視化，這些都是需要攻克的難點。場景化的應用只能滿足某一個方面的知識表達，無法串聯全局。為了解決以上問題，我將數字體驗平臺DXP（Digital Experience Platform）和數字資產管理DAM（Digital Asset Management）引入了全新的Baklib Max版本中(預計2023年上線)。DAM是一個數字資產中臺，它將我們需要的(以及不需要的)所有信息、知識片段、非結構化媒體資源統一管理到一起，從原子數據開始引入對知識的組織和管理，以實現原子知識的治理。而DXP則提供了一種強大的可視化方法，能夠通過低代碼的方式，多場景、跨平臺的實現任意形式的知識表達。

新產品即將上線，讓我們共同探索知識的海洋。